Als eine von fünf digitalen Modellregionen in NRW hat die Stadt Aachen das Förderprojekt „egov multidigital“ nach drei Jahren erfolgreich abgeschlossen. In sieben Teilprojekten gelang es, große Teile der Verwaltung zu digitalisieren – unterstützt von den Experten der regio iT.
Knapp 6.000 Mitarbeitende hat die Stadt Aachen, davon arbeiten rund 2.500 an PC-Arbeitsplätzen. Das im 2. Halbjahr 2019 gestartete Förderprojekt »egov multidigital« hat nun den Grundstein zur prozessorientierten Digitalisierung der Stadtverwaltung Aachen gelegt. Bereits in der Startphase wurden nicht nur einzelne Aufgabengebiete betrachtet, sondern auch deren Zusammenspiel.
„Anhand von zwei Fachbereichen – »Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie « sowie »Umwelt und Klima« – haben wir in Pilotprojekten gezeigt, dass es möglich ist, eine große Organisationseinheit mit verschiedenen Geschäftsfeldern weitestgehend zu digitalisieren“, so Norbert Dödtmann, stellvertretender Fachbereichsleiter Personal, Organisation, eGovernment und Informationstechnologie sowie Abteilungsleiter IuK der Stadt Aachen.
eGovernment-Strategie mit Innovationscharakter
Dem Projektteam gelang es, moderne IT-Verfahren aus verschiedenen Welten und passend zur gesamtstädtischen Strategie einzuführen, bestehende Systeme zu erweitern und intelligent miteinander zu verknüpfen. Zusätzlich wurde auch eine Schnittstelle zu dem vorhandenen Mitarbeitendenportal der Stadt Aachen geschaffen. Unterstützt wurde das Projekt während des gesamten Zeitraums von den bei IT-Projekten zu beteiligenden Stellen, wie dem Personalrat sowie den Gleichstellungs- und Datenschutzbeauftragten.
„Der Reiz der Projektleitung lag für mich in der Herausforderung, bei einem Projekt dieser Größe mit unterschiedlichen Teilprojekten eine stringente Vorgehensweise über Projektgrenzen hinaus zu schaffen und gleichzeitig ein Projektteam mit bis zu 20 Mitarbeitenden zu steuern“, so Susanne Pauqué, die gemeinsam mit Norbert Dödtmann die Projektleitung innehatte.
Digitalisierungsumfang des Projekts egov multidigital:
- Schaffung eines zentralen digitalen Posteingangs, zunächst für zwei Fachbereiche, wurde jedoch bereits für den verwaltungsweiten Einsatz definiert
- Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) in zunächst zwei Pilotbereichen; der verwaltungsweite Rollout ist geplant bis 2024
- Einführung eines medienbruchfreien ePersonalratsmanagement-Systems
- SAP Office-Integration
- Integration SAP Organisationsmanagement (Ausbau mit Schwerpunkt Stellenplan)
- Einführung DMS Berechtigungsworkflow
Darüber hinaus wurden folgende Projekte außerhalb der Förderung umgesetzt:
- Einführung Bewerbendenmanagement
- Einführung ePersonalakte
„Vor allem in den Bereichen DMS und ePersonalrats-Managementsystem hat die Stadt Aachen mit Standardwerkzeugen neue medienbruchfreie Lösungen geschaffen, die auch für andere Kommunen interessant sein dürften“, so Christian Schwabe, Projektleiter beim kommunalen IT-Dienstleister regio iT GmbH. „Erste Anfragen liegen schon heute vor.“
Künftig auf Unterschrift im Innenverkehr verzichten
Als „Quantensprung für die Verwaltung“ bezeichnet Norbert Dödtmann die aktuelle Planung, künftig bei Anträgen innerhalb der Verwaltung auf Unterschriften zu verzichten. Dafür hatte das Projektteam flankierend – und außerhalb der Förderung – einen Proof of Concept für eine 2-Faktor-Authentifizierung beauftragt, um diese statt einer Unterschrift im digitalen Prozess zu nutzen und die Sicherheit zu erhöhen. Darüber hinaus wurde eine Experimentierklausel gem. § 25 a EGovG beantragt. Eine Unterschrift soll dann nur noch in Fällen einer expliziten gesetzlichen Vorgabe zum Tragen kommen.
Eine Projektbeschreibung finden Sie auf der Website des KDN.